Документальное оформление операций по движению материальных запасов

ВИДЕО

Почему не все будут успешными

ЭКОНОМИЧЕСКИЕ ТЕРМИНЫ

Мораторий (англ. Moratorium) - это временная отсрочка уплаты платежей по долговому обязательству лица...

Жирант (англ. Endorser) - это лицо, которое передает долговое письменное обязательство, выданное на него же...

Акциз (англ. Excise) - это налог, относящийся к категории косвенных налогов, которым облагается не...

Бухгалтерский баланс (англ. Balance Sheet) - это документ, в котором отображается информация о финансовом положении...

Вексель (англ. Bill) - вид ценной бумаги, которая содержит либо безоговорочное обязательство лица, которое выдало...

Контроль (англ. Control) - это элемент управления экономическими объектами и процессами, суть которого состоит в надсмотре над ними с целью...

Качество услуги (англ. Service quality) - это комплексная характеристика продукта какого-либо труда, определяющая его полезность...

БЮДЖЕТНЫЙ УЧЕТ

7.2 Документальное оформление операций по движению материальных запасов

Материальные ценности, поступающие на склад бюджетной организации, приходуются на основании первичных документов поставщиков (товарных накладных, товарно-транспортных накладных).

При получении материальных ценностей со склада поставщика уполномоченному лицу выдается доверенность (типовые формы М-2, М-2б) на получение ценностей. Выписка доверенности производится в соответствии с Инструкцией о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 16.05.96 г. № 99 с изменениями и дополнениями.

Поступившие на склад бюджетной организации запасы оформляются первичными документами, типовые формы которых утверждены приказом Государственного казначейства Украины от 18.12.2000 г. № 130. Приемка и оприходование материальных ценностей оформляется накладной, которая составляется на основании товаросопроводительных документов в двух экземплярах.

Материальные ценности, поступающие на склад бюджетной организации, подвергаются проверке в отношении соответствия их ассортименту, количеству, указанных в сопроводительных документах. Приемка ценностей по количеству и качеству осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденной постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 15.06.65 г. №П-6 с изменениями и дополнениями, и Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденной постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 25.04.66 г. №П-7 с изменениями и дополнениями. При получении запасов материально ответственное лицо на документе поставщика или на акте приемки запасов должно расписаться в получении этих ценностей и принять их на ответственное хранение.

В случаях выявления расхождений между данными первичных документов и фактическим наличием материальных ценностей составляется акт сдачи-приемки материалов (форма № 3-1). Акт составляется приемной комиссией в двух экземплярах с обязательным участием заведующего складом и представителя поставщика, а в случае неявки последнего – представителя незаинтересованной организации. Один экземпляр акта используется для учета принятых материальных ценностей, а второй – для направления претензионного письма поставщику.

При этом факт приемки и оприходования запасов подтверждается подписью материально ответственного лица, принявшего их на ответственное хранение.

В целях обеспечения сохранности и правильной постановки учета запасов необходимо обеспечить надлежащую организацию складского учета. Хранение материальных ценностей должно производиться в специально приспособленных помещениях (складах). Порядок размещения материальных ценностей в складских помещениях должен обеспечить быстроту операций по их приемке, выдаче и проведению инвентаризации. Ответственность за приемку, хранение и отпуск материальных ценностей возлагается на материально ответственных лиц, назначенных приказом руководителя учреждения. С должностными лицами, отвечающими за сохранность материальных ценностей, заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

В учреждениях запасы учитываются по месту их ответственного хранения и в бухгалтерии. Для аналитического учета запасов, в том числе материалов в пути, бухгалтерией и материально ответственными лицами бюджетных учреждений применяются следующие учетные регистры (табл. 7.1).

Учетные регистры аналитического учета запасов

Название формы	№ формы	Порядок заполнения	Примечание
Книга количественно-суммового учета	3-6	Применяется для аналитического учета запасов в количественном и суммовом выражении в бухгалтерии бюджетной организации. Открывается на год на основании остатков на начало года. В течении месяца записи в книге осуществляются на основании данных документов о приходе и расходе запасов (актов о приемке материалов, накладных, заборных карточек). В конце месяца подсчитываются итоги за данный месяц и с учетом остатка определяется остаток на начало следующего месяца.	Для каждого наименования в книге открываются отдельные аналитические счета. Ведется в одном экземпляре.
Книга количественно-суммового учета	3-6а	Применяется в централизованных бухгалтериях для аналитического учета материальных ценностей в количественном и суммовом выражении. Открывается на год на основании остатков на начало года.	Ведется в одном экземпляре. Открывается в разрезе аналитических счетов по каждому наименованию запасов как в целом по всем обслуживаемым учреждениям, так и с выделением по каждому учреждению (материально ответственному лицу).
Карточка количественно-суммового учета	3-7	Применяется в учреждениях, где аналитический учет в бухгалтерии ведется не в книгах, а на карточках. Назначение карточки и порядок ее ведения аналогичны Книге 3-6.
Книга учета животных	3-8	Применяется для аналитического учета молодняка животных и животных на откорме. В книге открываются отдельные аналитические счета по видам и возрастным группам молодняка животных, а также по видам животных на откорме. материалов. Не реже одного раза в квартал бухгалтерия сверяет свои записи по учету запасов с записями, ведущимися на складе, о чем в конце книги выполняет соответствующие записи, а также приводит свои замечания и предложения по ведению книги.	В централизованных бухгалтериях книги открываются по каждому обслуживаемому учреждению.
Книга складского учета запасов	3-9	Применяется для учета материалов, продуктов питания, готовых изделий и других запасов на складе. Ведется материально ответственным лицом по наименованию, сортам и количеству запасов. До начала осуществления записей в книге нумеруются все страницы. На титульной странице книги указывается наименование учреждения и отчетный период, на который открыта книга. В течение месяца записи в книге осуществляются на основании данных документов о приходе и расходе запасов. После каждой записи определяется остаток.	На каждое наименование запасов в книге открывается отдельная страница. Ведется в одном экземпляре. При ведении записей по номенклатурным номерам в книге дополнительно указывается номенклатурный номер.
Журнал регистрации битой посуды	3-10	Ведется для списания битой посуды в учреждениях, имеющих в своем составе пищеблок. Записи осуществляет материально ответственное лицо, которое указывает в журнале наименование и количество битой посуды. Постоянно действующая комиссия следит за правильным ведением журнала и ежемесячно (ежеквартально) составляет акт о списании битой посуды, который утверждается руководителем учреждения.	Ведется в одном экземпляре.
Оборотная ведомость	3-11	Применяется для сверки данных по учету запасов в бухгалтерии и на складе. Открывается на год и составляется ежемесячно на основании данных бухгалтерского учета по каждой группе аналитических счетов, объединенных соответствующим синтетическим счетом. Ведется в количественном и стоимостном выражении по наименованиям и номенклатурным номерам. По каждому субсчету в ведомости подсчитываются обороты и выводятся остатки на начало месяца, которые должны соответствовать данным синтетических счетов.	Ведется в одном экземпляре.
Опись карточек по учету запасов	3-14	Применяется для регистрации карточек учета запасов в учреждениях, где аналитический учет в бухгалтерии ведется не в книгах, а в карточках. Регистрация карточек в описи осуществляется на дату их открытия.	Ведется в одном экземпляре.

Выдача запасов со склада (кладовой) бюджетного учреждения осуществляется на основании документов установленной формы, которые утверждаются руководителем учреждения.

Для оформления выдачи запасов применяются следующие документы, формы которых утверждены приказом Государственного казначейства Украины от 28.12.2000 г. № 130 (табл. 7.2).

Основные документы, применяемые для оформления выдачи запасов

Название формы	№ формы	Порядок заполнения	Примечание
Накладная (требование)	3-3	Предназначена для оформления выдачи запасов со склада сторонним организациям, а также для оформления перемещения запасов внутри учреждения.	Выписывается бухгалтерией в двух экземплярах и утверждается руководителем учреждения.
Меню-требование на выдачу продуктов питания	3-4	Применяется для отпуска со склада продуктов питания. Меню-требование составляется врачом и работником бухгалтерии ежедневно на основании данных о количестве лиц, получающих питание и нормы раскладки продуктов питания. В меню-требовании врач в числителе указывает количество продуктов питания для приготовления одной порции каждого блюда в соответствии с утвержденными нормами питания на одного больного, а работник бухгалтерии в знаменателе приводит количество продуктов питания, необходимое для приготовления всех порций данного блюда. Меню-требование с подписью лиц о выдаче и получении продуктов питания передастся в бухгалтерии в сроки, установленные графиком документооборота. Принимая меню-требование, работник бухгалтерии обязательно проводит сверку количества лиц, получающих питание, с фактическим наличием лиц, которым назначено питание, на определенную дату.	Меню-требование составляется в двух экземплярах, одни из которых с росписью повара о получении продуктов питания остается у лица, выдавшего продукты питания, а второй - у повара.
Меню-требование на выдачу продуктов	3-4а	Применяется для оформления выдачи продуктов питания при автоматизированном учете. Составляется аналогично меню-требованию на выдачу продуктов питания ф. №4.
Заборная карта	3-5	Предназначена для оформления отпуска материальных ценностей, продукции молочной кухни и других запасов, отпускаемых систематически в течение месяца. Выписывается бухгалтерией на каждого получателя на несколько наименований материальных ценностей, относящихся к одному коду экономической классификации расходов. Выписывается в двух экземплярах, один из которых с распиской получателя хранится на складе, второй - у получателя. При ежедневном отпуске запасов заборная карта выписывается сроком на 15 дней, а при периодическом отпуске -сроком на 1 месяц. Отпуск материальных ценностей производится в пределах лимита, если таковой установлен, при предъявлении получателем своего экземпляра заборной карты. Количество отпущенных материалов указывается материально ответственным лицом в двух экземплярах заборной карты. При этом в заборной карте получателя ставит свою подпись материально ответственное лицо, а в заборной карте склада - получатель таких материалов. Аналогичным образом оформляется замена одного материала другим, и соответственно уменьшается остаток лимита. В этом случае данные об изменении лимита записываются в ранее выданную заборную карту в следующем порядке: ранее установленный лимит перечеркивается и сверху надписывается новый лимит. В конце месяца или после использования лимита заборные карты вместе с другими приходно-расходными документами подлежат сдаче в бухгалтерию учреждения.	Лимиты устанавливаются центральным органом исполнительной власти по ведомственной подчиненности, а при отсутствии таких документов - учреждением самостоятельно исходя из плановой потребности в запасах и нормах расходов. Отпуск запасов сверх установленных лимитов производится по накладной (требованию) ф. № 3-3.
Путевой лист		На основании данных путевых листов производится списание израсходованного топлива. Списание осуществляется исходя из фактического расхода топлива, но не выше норм расходов, установленных для отдельных марок автотранспорта.

Типовые формы указанных регистров, утвержденные приказом Государственного казначейства Украины от 18.12.2000 г. № 130 и Инструкцией № 125 предназначены и для аналитического учета запасов, приобретенных за счет средств специального фонда, но их учет ведется отдельно от запасов, приобретенных за счет средств общего фонда.

Согласно Инструкции № 125 учреждение может дополнительно вести учет запасов по номенклатурным номерам. Номенклатурный номер – это условный числовой код учета, который присваивается группе предметов одного наименования, качества и цены. Номенклатурный номер имеет семь знаков: первые три знака означают субсчет, четвертый – подгруппу, три последние – порядковый номер предмета в подгруппе.

К обязанностям материально ответственного лица относится систематическое представление в бухгалтерию учреждения реестра документов, который заполняется на основании данных приходных и расходных документов. Реестр составляется в двух экземплярах: один экземпляр после проверки правильности оформления первичных документов возвращается материально ответственному лицу, а второй остается в бухгалтерии. В бухгалтерии учет запасов ведется в количественном и суммовом выражении по наименованиям запасов и материально ответственным лицам. Бухгалтерия систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием запасов, находящихся на складе, а также проводит проверку данных бухгалтерского учета с данными, ведущимися на складе, о чем делает соответствующую отметку в книгах или карточках складского учета запасов.

7.2 Документальное оформление операций по движению материальных запасов

ВСЕ МАТЕРИАЛЫ РАЗДЕЛА:

ЛИТЕРАТУРА